DE:Kontakte

From i-doit documentation

i-doit Benutzerhandbuch 0.9.x:

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Einleitung

Unter 'Kontakt' werden sowohl Benutzer von i-doit als auch reine Kontaktinformationen gepflegt. Dieses Kapitel beschäftigt sich also neben der reinen Kontaktverwaltung auch mit Fragen zum Rechte- und Anmeldesystem von i-doit. Die Bearbeitung der Kontaktdaten erfolgt dabei über die Hauptnavigation. Darüber hinaus stehen die Kontakte in der entsprechenden Kategorie und bei den Workflows zur Auswahl zur Verfügung. Die Menüstruktur innerhalb der eigentlichen Kontaktverwaltung orientiert sich an der Baumdarstellung wie in den anderen i-doit-Bereichen auch und ist in die Bereiche Organisationen, Personen und Gruppen unterteilt.

Organisationen

Die Organisationen dienen in der Kontaktverwaltung von i-doit dazu, Personen zusammenzufassen. Sie stellen also ein Ordnungselement dar und werden zur Pflege der diesen Personen gemeinsamen Stammdaten genutzt. Im Einzelnen handelt es sich hierbei neben dem Namen um die postalische Adresse, zentrale Rufnummern, die Webseite und eine Zuordnung einer Zentrale. Letzteres dient dazu, eigene Zweigstellen oder die eines Lieferanten oder Partners mit einer Zentraladresse zu verknüpfen. Neben der Vermeidung von Redundanzen dienen die Organisationen darüber hinaus als Filterkriterium bei der Auswahl von Kontakten in Objekten oder Workflows.

Das Menü wird bei Auswahl eines Datensatzes um die Einträge Stammdaten und Personen erweitert. Innerhalb der Stammdaten können eben diese geändert, bzw. ergänzt werden und unter Personen können Personen der Organisation hinzugefügt oder aus ihr entfernt werden.

Personen

Personen können als reine Kontaktinformationen gepflegt werden, enthalten aber auch autorisierte Benutzer von i-doit. Ob eine Person ein Kontakt oder ein Benutzer ist, wird von zwei Parametern bestimmt. Zum einen muss er ein Mitglied einer Rechtegruppe sein (s. nächste Abschnitt) und zum anderen müssen die Felder Benutzername und Passwort gefüllt sein. Ist eine der beiden Bedingungen nicht erfüllt, kann sich die Person entweder nicht anmelden, hat keine Rechte oder beides trifft zu. Damit kann diese Person lediglich als Kontakt innerhalb von i-doit genutzt werden.

Mit der Auswahl eines Datensatzes aus der Liste im Menü Personen gelangt man zu den Stammdaten des Objekts und gleichzeitig erweitert sich das Menü um den Eintrag Gruppen. In den Stammdaten können neben dem Namen weitere Kontaktinformationen, die Zuordnung zu einer Organisation oder bei Bedarf Benutzername und Passwort bearbeitet werden. Im Gruppen-Menü kann ausgehend von der ausgewählten Person eine direkte Gruppenzuordnung vorgenommen werden.

Gruppen

Innerhalb der Gruppen werden in der Standardeinstellung zunächst einmal die Rechtegruppen mitgeliefert. Es können weitere Gruppen gebildet werden, um Personen unabhängig von Organisationen gruppieren zu können. Selbst erstellte Gruppen können aber aktuell weder für das Rechtesystem noch für die Referenzierung aus anderen Objekten genutzt werden.

Eine Gruppe besitzt drei Parameter. Neben ihrem Namen kann eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer für Gruppenbenachrichtigungen vergeben werden. Gruppen können nicht Mitglied einer anderen Gruppe werden. Die Zuordnung von Personen zu Gruppen kann entweder über die Person oder über die Gruppe stattfinden. Innerhalb der Bearbeitung einer Gruppe kann über den Menübaum der Subeintrag Personen gewählt werden, um aus der Gruppe eine Zuordnung von Personen vorzunehmen.

Rechtegruppen

Das Rechteprinzip der aktuellen i-doit Version ist einfach aufgebaut. Innerhalb der Personen kann eine Autorisierung zur Anmeldung festgelegt werden und mit der Zuordnung zu einer der fünf fest vorgegebenen (Rechte)gruppen erlangt der Benutzer definierte Zugriffsrechte. Dabei unterscheidet i-doit die fünf folgend genannten Rollen:

Reader

Der Name weist darauf hin, es handelt sich hier um eine lesende Berechtigung auf die i-doit Daten. Inhalte können eingesehen, aber nicht verändert werden. Auch die Anlage neuer Datensätze oder das Löschen sind nicht möglich.

Editor

Der Editor darf bestehende Datensätze bearbeiten, aber keine neuen Anlegen oder Löschen.

Author

Der Autor darf im Gegensatz zum Editor eben auch neue Datensätze anlegen. Aber auch hier besteht kein Recht für das Löschen von Datensätzen.

Archivar

Darf neben den Rechten des Author Datensätze archivieren und damit aus der normalen Ansicht entfernen. Innerhalb der Archivsicht können entsprechende Datensätze durch den Archivar gelöscht werden.

Admin

Enthält alle zuvor genannten Rechte. Kann darübe rhinaus verschiedene Systemeinstellungen durchführen und ist in der Lage, gelöschte Datensätze endgültig aus der Datenbank zu entfernen (Purge).